讓人力工作乘上信息化的“快車”
作者：蘇應(yīng)強(qiáng) 來源：科技公司 日期：19/04/01
本報訊 翔順集團(tuán)涉及各種行業(yè)，業(yè)務(wù)范圍大，特別近年來隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，員工的數(shù)量也隨之增加，目前為止，屬于編制內(nèi)的員工超2300人，分布在不同業(yè)態(tài)的公司中。以往人力的工作模式是通過收集各公司提交的Excel數(shù)據(jù)表格，再人工匯總統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，手工制成人力資源數(shù)據(jù)報表，這種舊的模式不管是從速度上還是質(zhì)量上，都顯然跟不上翔順集團(tuán)不斷追求高效的發(fā)展要求。
2018年是集團(tuán)多個核心板塊集中推進(jìn)信息化的開端；根據(jù)信息化整體規(guī)劃，作為人、財、物三大要素其中之一的人力資源，是集團(tuán)2018年的信息化重點(diǎn)對象之一。在這種迫切的需求下，集團(tuán)通過前期的整體需求進(jìn)行調(diào)研和規(guī)劃，再通過多家選型，選定了用友NC作為集團(tuán)的人力資源系統(tǒng)。人力資源信息化項目在2018年4月份正式啟動實施，組建了由用友顧問、各公司業(yè)務(wù)代表、科技公司信息人員組成的項目團(tuán)隊，為項目制定了具體的實施章程，明確團(tuán)員各自職責(zé)、分工等。
通過前期的需求調(diào)研，對于項目范圍和目標(biāo)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層的目標(biāo)是非常明確的，就是用信息化代替大部分紙質(zhì)流程；貫穿人力資源管理的業(yè)務(wù)鏈，可以做到事前計劃，事中監(jiān)控，事后統(tǒng)計；并可以通過大數(shù)據(jù)分析，得出及時、高質(zhì)量的報表，輔助集團(tuán)了解人力資源現(xiàn)狀，并幫助作出快速正確的決策。
項目開始，用友顧問就積極開展工作，先從調(diào)研集團(tuán)和各公司具體的細(xì)化的需求開始，再提煉要點(diǎn)，并和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)以及各公司代表進(jìn)行多次溝通，得出解決方案、實施計劃。項目團(tuán)隊成員依據(jù)方案的計劃和要求，集思廣益、積極溝通，按時推進(jìn)項目。
該項目得到集團(tuán)及各公司人力領(lǐng)導(dǎo)、同事的高度重視和參與，他們對項目實施計劃提出具體細(xì)致的、可量化的任務(wù)要求，在實施過程中，對待各自的任務(wù)都是認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍，對錄入的數(shù)據(jù)反復(fù)核對，確保了項目的質(zhì)量和進(jìn)度。
在集團(tuán)和各公司高層領(lǐng)導(dǎo)支持和指導(dǎo)下，在項目團(tuán)隊的共同努力下，項目在2018年7月份按計劃順利上線，并于2019年2月份對項目進(jìn)行了驗收。
NC人力資源系統(tǒng)涵蓋了集團(tuán)人力資源業(yè)務(wù)的方方面面；包含了從組織架構(gòu)、人事信息到薪酬計發(fā)、培訓(xùn)、績效等等模塊。整體而言，項目是比較成功的，從系統(tǒng)的上線使用、對人力資源從應(yīng)聘到入職、再到在集團(tuán)內(nèi)的調(diào)動和升遷、履職情況等，直至員工的退休或者離職的全過程記錄管控，這樣一來保證了人力數(shù)據(jù)的及時和有效性。有了及時有效的保證，通過報表的分析匯總功能，就可以快速的拿到想要的數(shù)據(jù)，經(jīng)過對比，以往一些需要各公司先通過Excel表格提交集團(tuán)，再進(jìn)行匯總統(tǒng)計的報表，過程至少需要三兩天，目前通過系統(tǒng)拿報表只需十來秒。更重要的是，經(jīng)過此次人力資源系統(tǒng)的實施上線，集團(tuán)優(yōu)化了一些流程和制度，例如考勤的計算、薪資計發(fā)規(guī)定、數(shù)據(jù)周五前準(zhǔn)時錄入等，有效提升了管理效率。
項目取得的以上成果，通過項目組總結(jié)，可以歸納為以下幾點(diǎn)：
1.領(lǐng)導(dǎo)重視。很多人覺得“領(lǐng)導(dǎo)重視”是句空話，但在實施中這是無可替代的一環(huán)。常語說蛇無頭不行，要是信息化領(lǐng)導(dǎo)都不參與，不重視，不去親自參與進(jìn)去，關(guān)鍵環(huán)節(jié)不表態(tài)，不給意見，那哪來具體的目標(biāo)和量化指標(biāo)，沒有目標(biāo)和量化指標(biāo)，那也就沒法按主計劃落實工作和考核，最后是無法衡量項目是否成功的。還有，實施環(huán)節(jié)肯定會碰到新的問題、或需拍板的關(guān)鍵點(diǎn)，這時候沒有領(lǐng)導(dǎo)參與，項目中決策性的東西，將很難決定和落實。
2.按項目章程開展工作、積極溝通。無規(guī)矩不成方圓，信息化項目是一項團(tuán)隊合作的工作，要群策群力。在項目一開始時候就要制定項目章程，明確團(tuán)隊成員的分工和職責(zé)。我們要利用項目團(tuán)隊這個組織，發(fā)揮頭腦風(fēng)暴的功效，不怕矛盾和分歧，最怕是不能解決矛盾分歧，因為只有存在不同意見和聲音，才能一開始發(fā)現(xiàn)潛在的問題，對此，項目組每周組織例會對項目的問題和計劃進(jìn)行溝通，做到發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)場落實解決，如有突發(fā)重大緊急問題甚至是馬上召集相關(guān)人員開會討論解決。
3.重視數(shù)據(jù)質(zhì)量。信息化其實歸根到底就是把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化，如果數(shù)據(jù)都不能保證正確和及時，那過程管控和報表就無從談起。在這個項目里，為保證數(shù)據(jù)的及時，項目組達(dá)成一致意見，出臺相關(guān)規(guī)定來確保數(shù)據(jù)正確和及時性，如人力就出臺了，處理事件不能超過一周，薪酬必須在15日前計算完畢等一系列的新的規(guī)定。
人力資源坐上信息化這一列“快車”，做到了省錢、省事、省力、省時、省人、優(yōu)化管理，提高了企業(yè)的競爭力，提高了管理水平?？傮w而言，一個項目的成功失敗都是多方面的，而這次項目的成功，離不開各方的全力參與和支持，在堅持三分技術(shù)、七分實施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)的原則下，相信集團(tuán)的信息化建設(shè)將會取得更大的成功。
